A menudo se tiende a pensar que hacer teletrabajo es darle un portátil a los empleados y poco más. En mitad de la crisis sanitaria por el coronavirus que estamos viviendo, incluso la clase política parece despachar rápido al personal de las empresas con un «hagan ustedes teletrabajo». Esto ha provocado un caos en muchas empresas que no tenían ningún tipo de plan y que se han visto obligadas a tener a sus equipos dispersos, con innumerables cadenas de emails entre ellos y una productividad nula.
Antes de teletrabajar debemos planificar y prepararnos muy bien. A continuación, proporcionamos un listado de herramientas que ayudan a ahorrar tiempo, aumentan el rendimiento, automatizan procesos y garantizan la seguridad de los accesos y de la información.
¿Qué herramientas nos ayudan en teletrabajo?
Gestiona las tareas del equipo de manera ágil:
Herramientas para la gestión de todos los proyectos de los diferentes departamentos
- Trello: Permite crear tableros con los proyectos, organizarlos por orden de prioridad con todo el equipo. A la vez que facilita la automatización de ciertas tareas rutinarias y sincroniza distintos dispositivos para trabajar desde cualquier ubicación. Trello está muy orientado al modelo kanban (sistema que a través de tarjetas visuales permite controlar de manera ágil el desarrollo de todo el proceso productivo).
- Asana: Tiene como propósito aumentar la productividad de una empresa con un sistema online que permite crear, supervisar proyectos y gestionar recursos. Establecer un cronograma para cumplir con las fechas de vencimiento.
- Kanbanchi: Como las otras dos herramientas, Kanbanchi es un gestor de tareas en equipo ágiles orientado al modelo kanban. A diferencia de las anteriores es la única herramienta creada específicamente para G Suite. Provee informes y cronómetros de tiempo.
- Jira: Programa muy robusto que está orientada al sector de desarrollo de proyectos de software. Permite a los equipos de trabajos ágiles planificar y supervisar todos los pasos en la publicación de un software.
- Visme: Una fantástica aplicación para crear infografías, presentaciones, e-books, líneas de tiempo y mucho más.
Mantén conversaciones individuales y en equipo:
Chat en directos que permitan agilizar las conversaciones:
- Google Hangouts: Una opción muy interesante para realizar videoconferencias, especialmente útil si tu organización usa G Suite. Es muy fácil de usar, únicamente requiere configurar una reunión y compartir el enlace. Una de los puntos fuertes de Hangouts es que debes de añadir y aceptar los contactos antes de poder interactuar (evitando el spam). Se integra fácilmente a Slack que es la herramienta que veremos a continuación.
- Slack: Una aplicación muy popular de comunicación interna, permite enviar mensajes, compartir archivos, generar conversaciones con el fin de evitar la saturación del correo electrónico. Una de las ventajas de slack es que puede personalizarse su apariencia y permite integraciones con múltiples herramientas. Por seguridad, Slack en principio te limita a los correos corporativos a no ser que invites a personas de fuera del dominio.
Planifica comunicaciones online grupales:
Es muy importante mantener la comunicación de todo el equipo a través reuniones online
- Skype: Es la herramienta más tradicional, permite envío de mensajes con la notificación «mensaje leído», hacer videollamadas personales y grupales, enviar archivos y compartir pantallas.
- Zoom: Cada vez gana más popularidad y se va extendiendo rápidamente. Con la crisis del COVID-19, Zoom ha alcanzado un auge importante. Es una excelente solución para reuniones, conferencias, webinars, incluso permite grabarlas y emitirlas posteriormente. Nos gustan mucho sus funcionalidades así como su interfaz, fácil e intuitiva y sobre todo que permite agrupar un número muy amplio de participantes. Zoom como Discord están pensadas para equipos con una plantilla de trabajadores numerosa.
- Discord: Al igual que Zoom, esta es otra herramienta más actual que gana frente a la tradicional Skype por su interfaz y múltiples opciones. Usada habitualmente en comunidades de videojuegos, mantiene al equipo en escucha toda la jornada, como si estuvieran en la oficina y crea grupos de contacto numerosos.
Trabaja seguro, sin riesgos desde distintas conexiones:
Garantiza la protección de todos los datos de la empresa
- OpenVPN: Protege los accesos remotos a los recursos de la empresa desde una conexión segura, cifrada y desde IPs restringidas. Lo que permite que todo el equipo se conecte a la VPN de forma cifrada, para securizar la navegación y centralizarla en un único punto. Así se pueden dar permisos para acceder a las aplicaciones desde la IP de la empresa y evitar que cada trabajador ingrese desde otras IPs, lo que es más inseguro.
- Jumpcloud: Protege el directorio de usuarios de la empresa y mantiene ordenado el inventario de equipos remotos. Maneja de forma centralizada los accesos y las credenciales a diferentes aplicaciones de la empresa. Con Jumpcloud gestionamos los equipos y las aplicaciones del inventario informático de la empresa.
Además de estas herramientas, en el mercado del teletrabajo existen otras soluciones online de interés para las empresas, nos referimos, por ejemplo, a Factorial utilizada para el control horario o fichaje online.
